Sebagian besar HR payroll staff pasti sudah terbiasa menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel, Google Sheet dan Open Office. Ketiga aplikasi ini memudahkan berbagai macam pekerjaan, mulai dari input data, kalkulasi sederhana, penyajian informasi dengan tabel hingga template untuk slip gaji. Tak heran, aplikasi ini menjadi primadona dalam sistem perhitungan gaji karyawan. Tapi tahukah Anda, dibalik kemudahannya, ada 7 kelemahan spreadsheet yang bisa merugikan perusahaan? Simak ke-7 hal tersebut di bawah ini.
Human error memasukkan angka mungkin terdengar sepele. Namun jika hal ini terjadi berulang kali, pada akhirnya bisa merugikan perusahaan. Belum lagi error ketika menarik cell atau salah memasukkan formula. Hal ini umumnya terjadi pada perusahaan dimana fungsi HR payroll merangkap fungsi HR lainnya. Selain itu, kurangnya kecakapan HR staff dalam menggunakan spreadsheet juga bisa menjadi penyebabnya.
Tidak selalu ada jaminan bahwa karyawan yang memegang kendali payroll system akan selalu memiliki integritas. Selama hal ini tidak diketahui manajemen, resiko itu akan selalu ada. Ironisnya, insiden ini kerap kali dilakukan justru oleh karyawan yang sudah lama bekerja dan telah diberi kepercayaan oleh perusahaan.
Apakah konsolidasi gaji menggunakan spreadsheet mudah dilakukan? Bagi Anda yang sudah pernah melakukannya, Anda pasti sudah tahu jawabannya. Selain rumit, konsolidasi gaji adalah proses yang sangat memakan waktu. Apalagi jika konsolidasi ini mencakup gaji karyawan dari cabang yang berbeda.
Apabila perusahaan mempekerjakan ratusan, bahkan ribuan karyawan dengan level yang bervariasi, kemungkinan jumlah spreadsheet yang digunakan bisa sampai ribuan baris dengan berbagai formula yang berbeda. Tergantung pada perangkat komputer yang digunakan, pemrosesan data payroll ini bisa menjadi proses yang beresiko data crash. Tentunya Anda tidak ingin kan, mengulang aktivitas administrasi ini berkali-kali hanya karena ukuran file tidak dapat diakomodir oleh perangkat komputer?
Virus dapat menyerang dokumen, program, sistem komputer bahkan merusak perangkat komputer secara keseluruhan. Ada pula virus yang khusus menyerang aplikasi berbasis spreadsheet. Mungkin Anda pernah mendengar ransomware wannacry? Sekali kenal virus ini, file spreadsheet tidak dapat dibuka. Bayangkan jika hal ini terjadi pada data payroll Anda. Aduh! Jangan sampai, ya!
Misalnya dalam satu perusahaan ada beberapa HR staff yang bertanggung jawab melakukan input data payroll. Sebutlah si A, B dan C. Pertama A melakukan input data lalu mengirimkan file spreadsheet payroll ke B dan C. B lalu melakukan update dan mengirimkan file terbaru ke A dan C. Esoknya, C merevisi data, namun ia melakukannya pada file yang pertama A kirim. Terdengar seperti suatu hal yang pernah Anda alami? Inilah satu lagi kelemahan aplikasi spreadsheet dalam pengelolaan payroll. Jika tidak teliti, kerancuan master file sangat rentan terjadi.
Dengan resiko-resiko kerugian yang disebut di atas, tak heran penggunaan spreadsheet dapat berujung pada inefisiensi bagi perusahaan. Inefiesiensi ini bukan hanya dalam hal waktu, tetapi juga tenaga dan pikiran. Jika HR staff bisa lebih cepat dan mudah melakukan segala hal administratif terkait payroll, ia akan lebih memiliki waktu untuk mengikuti program pengembangan diri yang nantinya akan bernilai juga bagi perusahaan. Sayang, bukan?
